Criado pelo governo, o eSocial veio para facilitar a prestação de contas de documentos trabalhistas para as empresas que realizam a contratação de colaboradores. No total, 15 informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas devem ser informadas nesse sistema e, caso a empresa não cumpra com essa obrigação, poderá sofrer penalidades, levar multas e receber processos.
O eSocial chegou para melhorar a transmissão dos documentos necessários, facilitando o dia a dia dos gestores através do envio de diversos formulários através de um único sistema. Dessa forma, a burocracia foi reduzida pelo envio das informações unificadas e o governo consegue fiscalizar os dados de forma mais eficiente, beneficiando tanto os empresários quando os órgãos responsáveis pela fiscalização.
Para se adequar a ferramenta é necessário levar alguns pontos em consideração: orientar a equipe de Recursos Humanos e a contabilidade; manter os dados dos colaboradores atualizados; obter o Certificado Digital; utilizar sistemas integrados de gestão; entre outros.
Quando uma empresa não envia as formações dentro de prazos estipulados, pode receber multas. Porém, também é possível esclarecer o atraso da documentação ou correção das informações após o fim do prazo.
Quando os gestores prestam os esclarecimentos antes de seja iniciado um processo fiscal, poderá receber descontos na multa aplicada pelo eSocial, sendo que o valor da multa e outros procedimentos cabíveis variam de acordo com as regras infringidas.
Penalidades
As empresas devem estar sempre atentas as consequências que podem sofrer quando não enviam informações sobre as obrigatoriedades fiscais, previdenciárias e trabalhistas na plataforma. Confira abaixo as multas que a empresa pode receber quando não cumpre com os requisitos do eSocial:
Folha de pagamento: Todas as empresas precisam declarar informações detalhadas sobre a folho de pagamentos dos trabalhadores. Os documentos a serem enviados são padronizados e contém dados como o salário mensal, valor de vale-alimentação e vale-transporte, contribuição do INSS, bônus que receber, entre outros.
As informações devem ser enviadas todos os meses no eSocial. Em caso de descumprimento, a empresa pode ser multada em um valor mínimo de R$ 1.818,87.
Admissão de funcionários: Anteriormente a implementação do eSocial, as empresas poderiam demorar até sete dias para informar os dados de um novo colaborador ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Atualmente, a empresa deve realizar a comunicação da contratação do colaborador no sistema do eSocial, com prazo máximo de um dia antes do início das atividades do trabalhador. Em caso de descumprimento da regra, a empresa pode receber uma multa entre R$ 3 mil a R$ 6 mil e uma multa de R$ 800 por trabalhador não registrado.
Acidentes de trabalho: Sempre que um acidente de trabalho ocorrer na empresa, deve ser informado no eSocial. Nesse caso, é necessário emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) e enviar no sistema do eSocial com prazo máximo de um dia útil após o acidente. Se o óbito do colaborador for constatado em decorrência do acidente, o envio da CAT deve acontecer imediatamente.
Se a empresa não enviar as informações dentro do prazo, poderá ser multada com valores entre o mínimo e máximo do sábado de contribuição. Quando reincidente, o valor poderá dobrar.
Cadastro desatualizado: Manter os dados dos colaboradores atualizados é mais uma exigência do sistema eSocial. Sempre que alguma alteração nos dados do funcionário acontecer, como mudança de endereço, por exemplo, os gestores devem realizar a atualização do cadastro. Se não cumprir a regra, a empresa pode ser multada em até R$ 600 por cadastro que não for devidamente atualizado.
Trabalhadores não registrados: Manter colaboradores sem o devido registro no regime CLT pode ocasionar multas de até R$ 800 por funcionário e, quando reincidente, o valor pode chegar a R$ 6 mil. Todos os dados referente a contratação devem ser informados no eSocial.
A empresa também pode enfrentar, nesse caso, processos trabalhistas, pois o funcionário pode acionar a Justiça do Trabalho e comprovar o vínculo trabalhista.
Falta de ASO: As empresas são responsáveis por pagar os exames médicos de admissão, demissão, mudança de função e periódicos para os colaboradores, recebendo, em seguida, o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
Por isso, é obrigação da empresa enviar os atestados para o sistema eSocial sempre que forem realizados. Caso a empresa não cumpra com o envio, o valor da multa pode variar entre R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Não comunicar o trabalhador sobre riscos: As empresas devem, obrigatoriamente, comunicar os colaboradores sobre os riscos oferecidos no cargo antes do início do trabalho.
Para realizar a comprovação de que todas as informações foram repassadas ao colaborador, as empresas devem criar o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), deixando o documento disponível para consulta dos funcionários.
Se as informações não forem passadas corretamente, a empresa pode ser multada entre R$ 1.818,17 a R$ 181.284,63.
Afastamentos temporários: Em caso de afastamento dos colaboradores, seja por licença maternidade, doença, férias ou outras ocasiões, as informações devem ser fornecidas, sob possibilidade de multa entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63 em caso de descumprimento.
Não depositar o FGTS: As empresas são obrigadas a realizar os depósitos do benefício regularmente e dentro do prazo, sendo necessário também realizar um registro no eSocial. Se descumprir a determinação, a multa pode variar entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por funcionário, dobrando em caso de reincidência.
Evitando multas
Para que as empresas fiquem longe de gastos desnecessários com multas, é muito simples, basta manter todas as informações solicitadas pela ferramenta eSocial sempre atualizadas e dentro do prazo estabelecido.
Seguir as orientações, utilizar ferramentas que auxiliem a gestão e manter a equipe de gestores responsáveis pelo RH sempre por dentro das novidades também é essencial para evitar surpresas, deixando fácil cumprir todas as normas e prazos corretamente.