Atualmente, as burocracias exigidas para realizar autenticação de documentos está cada vez menor. A prova disso é a emissão do Certificado Digital que permite realizar autenticações e acesso ao eSocial, sendo uma medida eficaz e necessária para as empresas.
Aos poucos, organizações devem deixar de lado os formulários e sistemas sem muita eficiência, para adotar transações eletrônicas e facilitar o dia a dia.
O Certificado Digital no eSocial tem um importante papel para os profissionais de Saúde e Segurança do Trabalho, pois é usado como uma identidade eletrônica de um indivíduo ou de uma empresa. Ou seja, é mais uma tecnologia usada para identificação virtual, permitindo assinar documentos mesmo a distância e mantendo o valor jurídico.
Obrigação do Certificado Digital
O Certificado Digital é obrigatório para que as empresas consigam acessar e enviar eventos ao sistema do eSocial. Caso ainda não tenha, siga o seguinte passo a passo para adquirir:
- Escolha o Certificado Digital adequado para sua situação;
- Escolha a Autoridade Certificadora;
- Realize o pagamento do Certificado;
- Certifique-se de ter todos os documentos necessários;
- Agende o horário em uma Autoridade de Registro e compareça ao local para entregar os documentos;
- Conclua a emissão e autorização para usar o seu Certificado Digital.
Após emitir o Certificado, poderá usa-lo no acesso ao eSocial sempre que necessário, sendo exigido para transmitir informações e para assinar documentos.
Quando necessário assinar documentos da empresa de forma digital, mesmo que não estejam relacionados em eSocial, o Certificado Digital é necessário, já que é o responsável por validar as assinaturas e empregar o valor jurídico.
Há dois formatos de Certificado Digital aceitos no e-Social, sendo que o escolhido deve estar de acordo com a necessidade da empresa.
O primeiro é o Certificado Digital A1, sendo um arquivo e, o segundo, o A3, um hardware. Ambos têm funcionalidade parecida, o que os difere é a forma de utilização, pois o tipo A1 permanece armazenado no computador onde será usado, com extensão PFX. Já o A3 permanece armazenado em um dispositivo portátil inviolável do tipo token ou smart card.
Vantagens do Certificado Digital
Além de obrigatório, há diversas vantagens no uso do Certificado Digital para o eSocial. Confira:
Segurança: Após o surgimento da Lei Geral de Proteção de Dados, a segurança no mundo digital se tornou um assunto muito importante e se tornou essencial que as empresas tenham políticas de segurança sobre informações de colaboradores, podendo ser multadas caso alguma informação vaze.
Economia para a empresa: Sempre que a empresa optar por utilizar o Certificado Digital, não será necessário imprimir documentos e se dirigir ao cartório para autenticar um documento ou até mesmo envia-lo ao eSocial de forma manual. Com isso, citamos também a preservação ao meio ambiente com a diminuição da utilização do papel.
Tempo e espaço: O Certificado Digital é mais uma forma de tornar processos burocráticos mais ágeis e otimizados. Não há mais necessidade de imprimir diversos documentos e arquiva-los fisicamente para comprovar processos relacionados a empresa. Dessa forma, tudo fica armazenado digitalmente, sem ocupar espaço e sem se deteriorar com o passar do tempo.
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