Com muitas pessoas em transição para o trabalho remoto, no cenário atual, funcionários de todas as indústrias buscam descobrir maneiras mais eficazes de fazer seus trabalhos em casa. Para os recrutadores, isso significa aprender a conduzir o processo de contratação, totalmente online — e como fazer parcerias com gerentes de contratação, de longe.
Emily Atkins, chefe de aquisição de talentos do Linkedin para a Austrália e Nova Zelândia, tem muita prática no assunto. Ela tem trabalhado com gerentes de contratação remota por sete anos e meio no Linkedin e durante toda a sua carreira de recrutamento, o que significa estar bem habilitada para ajudar seus colegas e colegas a fazer essa transição.
Aqui estão as dicas de Emily para criar uma relação de trabalho perfeita com gerentes de contratação remota:
- Prepare-se minuciosamente para a reunião de admissão virtual, construindo credibilidade
Essa reunião é, muitas vezes, a primeira oportunidade para mostrar ao gerente de contratação que a requisição está em mãos capazes e dá o tom de todo o seu relacionamento. Quando não se tem o benefício de uma reunião presencial, vale a pena estar preparado ainda mais.
Entender a natureza do papel a ser exercido e fazer alguns trabalhos de casa é ótimo para começar. Para fazer isso, você pode configurar uma chamada rápida com alguém que já ocupou o cargo para aprender mais sobre as atividades do dia-a-dia. Você pode até mesmo pedir à pessoa referências, e usar todas essas informações para puxar alguns perfis de amostra de pessoas que poderiam ser grandes candidatos para o papel.
Também é preciso ter uma visão geral do mercado — como a disponibilidade de talentos e onde estão localizados os maiores grupos de talentos. Emily recomenda fazer algumas pesquisas on-line e usar ferramentas de dados para coletar essas informações antes da reunião.
“Você pode considerar trazer alguns dados de mercado para a reunião”, diz ela, “para construir essa relação, mostrar algum nível de compreensão e informar a discussão”.
Por fim, certifique-se de definir uma agenda para a reunião. Envie com pelo menos um dia de antecedência para que o gerente de contratação tenha tempo de lê-lo e se preparar adequadamente.
- Entenda sua situação e seja flexível para estabelecer confiança
Quando os gerentes de contratação estão trabalhando em casa, seu horário pode ser diferente de quando eles estavam no escritório. Isso é especialmente verdade se eles estão lidando com desafios inesperados, como fechamentos de escolas, ajudando a cuidar de entes queridos idosos ou restrições em deixar suas casas. Mostrar empatia e compreensão durante este momento desafiador é fundamental.
Antes de agendar uma reunião, Emily recomenda verificar duas vezes se é um bom momento para eles e deixá-los saber que você pode ser flexível. Isso pode exigir que você ocasionalmente trabalhe fora do horário comercial normal, especialmente se você estiver em fusos horários diferentes. O gerente de contratação apreciará seu apoio e seu relacionamento será mais forte para isso.
Perguntar sobre suas circunstâncias também é uma boa maneira de quebrar o gelo durante a reunião.
“Uma das coisas que eu sempre tentei fazer”, explica Emily, “e acho que é ainda mais importante agora é entender seu contexto pessoal. Pergunte “Como está indo? O que está acontecendo no seu mundo?’
Isso vale para os dois lados. Seja honesto sobre sua própria situação, incluindo sobre onde você está trabalhando e se eles podem ouvir seus cães ou seu bebê em segundo plano. Isso lhes dá uma janela para sua vida e pode criar oportunidades de vínculo, como compartilhar dicas para manter seus filhos entretidos quando a escola está fora ou compartilhar receitas enquanto muitos restaurantes estão fechados.
- Mergulhe fundo no que o papel implica e peça aos gestores que deem feedback sobre os perfis dos candidatos, em tempo real.
Depois de quebrar o gelo durante a reunião de admissão virtual, reafirme a confiança do gerente de contratação em você, fazendo perguntas para entender melhor o papel aberto.
Algumas perguntas que Emily faz incluem: “Por que alguém iria querer se juntar à sua equipe?” e “Qual é a oportunidade para um candidato neste papel?”
Isso permite que ela obtenha uma forte noção do que torna o papel específico e as equipes especiais, em vez de apenas o apelo da empresa como um todo.
Ela também sonda o gerente de contratação para obter detalhes sobre os maiores desafios da função, e o impacto que a nova contratada poderia ter.
“Você pode ganhar confiança com um candidato”, diz ela, “se você puder dar a eles uma visão privilegiada sobre o papel e como pode se sentir para eles.”
Em seguida, aproveite para pedir que o gerente de contratação avalie os perfis de candidatos que você descobriu durante sua pesquisa. Embora você possa normalmente fazer isso sentado lado a lado com o gerente de contratação, você pode obter os mesmos resultados virtualmente compartilhando sua tela ou simplesmente enviando-lhes links e pedindo-lhes para falar com você através de cada perfil.
Isso não só abrirá a discussão e ajudará você a avaliar se seus instintos estavam no alvo, mas pode ajudá-lo a entender os tipos de habilidades e características que o gerente de contratação está procurando — tornando mais fácil avaliar quem será melhor adicionar à sua equipe existente.
- Revise o processo de contratação, concorde com cronogramas e estabeleça expectativas
Uma vez alinhado com o que o gerente de contratação está procurando em uma nova contratação, é hora de abordar a logística — como como as coisas vão ser feitas on-line, quanto tempo eles vão levar e quem precisa estar envolvido em que ponto do processo.
“Revise seu processo de ponta-a-ponta com o gerente de contratação”, aconselha Emily. “Cada tarefa, entrevista, teste técnico e apresentação podem ser feitos em um contexto virtual? E se não puder, qual é uma maneira alternativa em que poderíamos testar essa habilidade ou competência?”
Depois de desenvolver um plano que o gerente de contratação assinou, converse com eles através de um cronograma realista baseado em fatores como a disponibilidade de talentos e o impacto da situação atual. Definir as expectativas certas é crucial, especialmente durante este período de incerteza, onde os prazos podem ser um pouco mais longos do que o habitual. Esteja preparado para responder suas perguntas sobre como você chegou a essas datas e se as coisas podem ser feitas mais rápido.
“É muito importante concordar com a linha do tempo, confirmá-la por escrito e pedir que eles alinhem isso com base em seus compromissos de tempo”, diz Emily. “E se eles tiverem algum entrevistador, confirmem que os entrevistadores são capazes de se alinhar com essa linha do tempo.”
Certifique-se de estabelecer de quem é o trabalho de entrar em contato com os entrevistadores e confirmar que eles podem trabalhar dentro do seu cronograma. Você também deve confirmar o papel específico que cada entrevistador desempenhará, como quem avaliará a competência técnica ou as soft skills cruciais, e se eles são a única pessoa que está equipada para desempenhar esse papel. Com essas decisões em vigor, você pode julgar se o cronograma precisa ser estendido se um determinado entrevistador não está disponível, ou se alguém pode substituí-las.
- Configure canais de comunicação eficazes e faça check-in regularmente
Para Emily, a criação de canais de comunicação eficazes pode fazer ou quebrar uma parceria de recrutamento bem-sucedida com um gerente de contratação remota. Embora você possa usar telefone, e-mail e mensagens instantâneas para interações futuras, ela recomenda usar uma ferramenta de videoconferência como Teams, Zoom, Skype, BlueJeans ou Google Hangouts para sua primeira reunião.
“A capacidade de ter essa conversa ‘olho no olho’ demonstra que ambos estão dando a essa atividade de recrutamento toda a sua atenção”, diz Emily. “Na minha experiência, isso ajuda a construir uma relação mais rápida, à medida que vemos a linguagem corporal um do outro. Isso é importante porque pode indicar se você precisa esclarecer alguma coisa ou se o gerente de contratação se sente desconfortável com algumas das ideias.”
Após a primeira reunião, identifique as preferências do gerente de contratação para o contato contínuo e efetivo. Anote com que frequência eles querem ouvir de você e qual plataforma eles preferem usar (como telefone, e-mail ou uma plataforma de mensagens instantâneas como Microsoft Teams ou Slack). Mas tenha em mente que, à medida que a situação atual se desenrola, o gerente de contratação pode não estar disponível quando você espera que eles estejam ou possam ficar sem resposta por períodos mais longos, por isso é útil ter um plano de backup se eles não atenderem o telefone.
“Marcar uma reunião recorrente pelo menos semanalmente é realmente importante”, diz Emily. “Devemos sempre dar aos nossos gestores uma atualização semanal de status sobre o progresso de seu papel. Mas isso é ainda mais importante agora, pois as coisas mudam tão rápido.”
Esta atualização de status deve incluir informações-chave, como quais candidatos estão em jogo, o que acontecerá na próxima semana e quaisquer riscos ou desafios que você antecipe. Se surgirem problemas, você precisará concordar sobre quem precisa estar envolvido para resolvê-los, por isso pode ser útil começar a discutir isso tão cedo quanto a reunião de admissão.
- Dê-lhes o apoio e os recursos necessários para realizar entrevistas virtuais bem sucedidas
Enquanto alguns gestores de contratação terão muita experiência na realização de entrevistas virtuais, outros podem ser novos no conceito, especialmente se esta é a primeira vez que trabalham remotamente. Como recrutador, você tem a oportunidade de se estabelecer como um parceiro confiável, ajudando-os a se sentirem confortáveis com o processo.
No Linkedin, todos os gestores de contratação têm acesso aos recursos que podem usar e enviar aos seus entrevistadores para se prepararem. Você pode preparar uma lista semelhante de recursos para enviar aos seus gerentes de contratação, como essas dicas para a realização de uma entrevista em vídeo perfeita.
Você também pode considerar o coaching deles, especialmente se você notar que eles estão tendo problemas com a tecnologia durante sua reunião de admissão virtual. Ofereça-se para fazer uma chamada de teste com eles antes de falar com os candidatos, e envie-lhes uma lista de melhores práticas que ajudarão o candidato a colocar o seu melhor pé para a frente durante esses tempos difíceis. Isso pode incluir a criação de um plano de backup no caso de o candidato estar tendo problemas na internet e o envio de quaisquer documentos com pelo menos 24 horas de antecedência para que o candidato não tenha pressa em revisá-los antes da entrevista.
Além disso, você pode fornecer algumas dicas sobre como os gerentes de contratação podem fornecer uma experiência excepcional do candidato on-line e mostrar a cultura de sua empresa. Por exemplo, se eles já têm um vídeo tour pelo escritório ou um deck de cultura, eles podem enviar isso para os candidatos. Eles também podem usar as mesmas táticas que você usou durante a reunião de admissão para estabelecer uma relação forte.
“Instrua o gerente de contratação a conhecer a situação pessoal do candidato, entender suas motivações e estar disponível para eles após a entrevista se eles tiverem alguma dúvida ou acompanhamento”, diz Emily. “Certifique-se de que eles são muito claros com o candidato sobre a linha do tempo que eles estão trabalhando, e que o candidato está recebendo feedback para que não haja silêncio. Eu realmente acho que em um contexto virtual, essa rápida reviravolta do feedback se torna ainda mais importante.”